Waarom virtuele medewerkers bij onderwijsinstellingen?

In steeds meer sectoren doen virtuele medewerkers hun intrede om mensen te ondersteunen, en ze bijvoorbeeld saai en repetitief werk uit handen te nemen. Ook in de onderwijssector zouden softwarerobots, in de vorm van Robotic Process Automation, een bijdrage kunnen leveren, betoogt Cees-Willem van Rooij van Tacstone in deze bijdrage.

Medio februari kondigde het kabinet aan 8,5 miljard euro beschikbaar te stellen om corona-achterstanden in het onderwijs weg te werken. Naast dit pakket wordt er blijvend 645 miljoen euro per jaar uitgetrokken om hogescholen en universiteiten te compenseren voor de toeloop aan studenten, veelal veroorzaakt doordat studenten een opleiding verkiezen boven een tijdelijke baan of tussenjaar. Het kabinet geeft aan dat onderwijsinstellingen met dit extra bedrag meer medewerkers in dienst kunnen nemen, om zo een toename in werkdruk te voorkomen. De vraag is echter: is het aannemen van meer medewerkers om deze piek op te vangen wel de juiste oplossing? Waarom geen virtuele medewerkers inzetten?

Onbekendheid RPA binnen onderwijssector

Wij maken ons zorgen over de bekendheid van RPA binnen onderwijsinstellingen. Zo gaf de titel van het artikel op Forbes (2020) treffend aan “RPA: The Most Important Megatrend You’re Not Hearing About”. Door COVID-19 heeft RPA meer zichtbaarheid gekregen. Thuiswerken en daarmee digitaliseren en standaardiseren van processen heeft RPA enorm gestimuleerd. Ook wordt RPA ingezet als instrument/gereedschap om op korte termijn de gedwongen kosten te reduceren als gevolg van de pandemie. Het spreekwoord “onbekend maakt onbemind” gaat hier echter op. Onderwijsinstellingen zijn geneigd naar bestaande oplossingen te kijken terwijl in veel gevallen de inzet van virtuele medewerkers de oplossing is. Wij geven 3 belangrijke redenen waarom onderwijsinstellingen juíst nu in deze coronatijd moeten overwegen virtuele medewerkers in dienst te nemen.

#1 Tijdsbesparing en kostenreductie

Het automatiseren van taken resulteert in de meeste gevallen niet tot ontslagen, maar wel tot aanzienlijke tijdsbesparing door toename in productiviteit. Wanneer je een aantal uur per week bespaard, krijgen medewerkers meer tijd voor andere waarde toevoegende taken. Dit resulteert indirect in kostenreductie, namelijk: minder vacatures. Om deze reden worden virtuele medewerkers ook ingezet om vergrijzing en verloop tegen te gaan. Andere gevolgen zijn een verlaging van werkdruk, kortere doorlooptijden en meer werkplezier. Ook hoeven virtuele medewerkers niet ingewerkt te worden, zijn ze nooit ziek of op vakantie, nemen ze geen pauzes en geen verlof. Wat wil je nog meer?

#2 Onderwijs logistieke processen zijn 100% fit voor RPA

Onderwijs logistieke processen zijn in essentie uitermate geschikt om (deels) te automatiseren met RPA technologie, om ze zo door een virtuele medewerker uit te laten voeren. De processen zijn repetitief (ieder studiejaar), hebben hoge volumes (studenten en docenten), piekperiodes (start schooljaar) en vinden vaak plaats in meerdere applicaties. Een aantal voorbeelden van processen die momenteel bij onderwijsinstellingen door virtuele medewerkers worden uitgevoerd:

Controleren en verwerken van (digitale) aanmeldingen
Verwerken van intekeningen op vakken
Toekennen van autorisaties aan gebruikersaccounts
Verwerken van overgangslijsten
Opschonen van oude studieovereenkomsten (verwijderplicht)
Registreren van examen resultaten
Versturen 9 uurs brieven bij verzuim naar student
Versturen 16 uurs brieven bij verzuim naar DUO
Aanvragen VOG voor nieuwe docenten

#3 Onderwijsinstellingen hebben een divers (legacy) applicatielandschap

De onderwijs sector kent veel onderwijs specifieke applicaties ter ondersteuning van de administratieve processen. Één van de redenen is de verscheidenheid aan stakeholders: van studenten tot medewerkers tot leveranciers tot overheden. De complexiteit aan processen, o.a. door jaarlijks toenemende wet- en regelgeving en flexibilisering van het onderwijs, zorgt ervoor dat er naast het basis Studenten Informatie Systeem (SIS) meerdere applicaties worden gebruikt. Dit zorgt voor veel handmatig controle- en invoerwerk. RPA fungeert in deze als Haarlemmerolie en werkt met alle applicaties zonder dat deze gewijzigd hoeven te worden. Een greep uit de applicaties waar onze virtuele medewerkers inmiddels expert in zijn: Osiris, Eduarte, SAP, AFAS, Educator, ProQuro, Outlook, Excel, Topdesk en Magister.

Cees-Willem van Rooij is partner bij Tacstone

Ben je werkzaam binnen een onderwijsinstelling en op zoek naar een virtuele medewerker als ondersteunende collega of medewerker op jouw afdeling? Meld je dan gratis aan voor het webinar RPA in het Onderwijs op 29 maart (16:00-17:00) of 31 maart (08:30-09:30).

Zie ook