De afdeling Studentenzaken van het ROC van Amsterdam-Flevoland verzorgt de administratie voor ongeveer 40.000 studenten. Automatisering met RPA zorgt ervoor dat een aantal van de meest tijdrovende processen aanzienlijk vlotter verloopt, zoals diplomering en het verwerken van digitale aanmeldingen in administratiesysteem Eduarte.
“Technologie speelt een steeds grotere rol binnen onze instelling’, zegt Erik Schreuders, die als adjunct-directeur verantwoordelijk is voor studentenzaken. Onderdeel daarvan is robotisering van repetitieve handmatige processen die medewerkers anders veel tijd zouden kosten.
Het eerste proces dat met succes werd aangepakt is het ‘ontdubbelen’ van studenten die zich via de website hebben aangemeld. “Ons systeem maakt gebruik van het BSN-nummer, geboortedatum en ook achternaam of geslacht om te controleren of een aangemelde student al in het systeem bekend is. Als dat zo is, moeten we een aantal gegevens controleren om te bevestigen dat het om dezelfde student gaat. Wanneer dat het geval is, wordt de dubbele aanmelding eruit gehaald, aangezien een student maar één aanmelding hoeft te hebben.”
Piekperioden
Dat ontdubbelen bestaat uit veel repetitieve handelingen, zeker in een organisatie waar jaarlijks tussen de 36.000 en 40.000 nieuwe aanmeldingen binnenkomen. Vooral in piekperioden is er enorm veel werk. Vlak voor de deadline ontstaat een enorme toename in aanmeldingen omdat veel studenten zich op het laatste moment aanmelden. En zelfs de robot werkt dan op volle capaciteit om die hoeveelheid aanmeldingen bij te houden.
“Als mensen dit zouden moeten doen, zou het minstens twee weken kosten om alles te verwerken. Nu is het in drie tot vier dagen gedaan dankzij de robot. Maar we moeten wel de omgeving van de robot aanpassen om meer capaciteit te hebben. Gelukkig krijgen we die capaciteit met een tweede en derde robot. De tweede is al operationeel en de derde is onderweg.”
Diplomering
Momenteel is het ROC van Amsterdam-Flevoland dus bezig met het inzetten van nieuwe robots. Een daarvan, die de ‘diplomeringsrobot’ wordt genoemd, is onlangs in gebruik genomen. Deze functionaliteit, ‘Kandidaatstellen’, controleert of een student aan alle eisen heeft voldaan om te kunnen afstuderen. Zodra dit is bevestigd, wordt de student in het systeem gezet met een code die aangeeft dat de examencommissie goedkeuring heeft gegeven. De robot controleert dan of de student de status ‘Definitief’ heeft en wat de geplande einddatum in de toekomst is. Als alles klopt, wordt de student vervolgens op ‘geslaagd’ gezet en beginnen de verdere procedures.
Dit omvat de controle van eventuele vrijstellingen die de student heeft gekregen en of deze correct in het systeem zijn geregistreerd. Wanneer alles correct is, drukt de robot het diploma en de resultatenlijst af als PDF-bestanden en voegt deze samen. Er kunnen ook andere documenten worden toegevoegd, afhankelijk van de opleiding.
Zorgvuldig
“De robot controleert de inhoud van de documenten zorgvuldig. Als bijvoorbeeld op de resultatenlijst staat dat je een zeven hebt behaald, moet er behalve 7 ook ‘zeven’ tussen haakjes staan. Als dit niet het geval is, wordt het document afgekeurd. Wanneer alles in orde is, worden de documenten opgeslagen in een specifieke map in Teams. Na een volledige batch, krijgt Bureau Studentenzaken een overzicht van de studenten waarvoor de robot aan de slag is geweest en wat de uitkomst is.”
Hij vervolgt: “Het proces is in principe niet zo complex. Het gebeurt voornamelijk in Eduarte, waar de controles plaatsvinden die wij bij het handmatige proces het vierogen-principe noemden. Maar op piekmomenten, wanneer er jaarlijks tussen de tien- en twaalfduizend diploma’s uitgereikt worden, kan dit wel eens over het hoofd worden gezien. Een diploma bestaat namelijk uit meer dan één document, er zijn veel extra stappen èn het moet ondertekend worden.”
Hulp
De hulp van de robot draagt bij aan foutloos werken. “Met zijn hulp weten we dat wat we uitgeven correct is. De robot zal niet plotseling een andere resultatenlijst selecteren. Alles is in één keer goed ingericht en we kunnen vertrouwen op de nauwkeurigheid van het proces.”
Een belangrijk voordeel van robots is dus voor het ROC van Amsterdam-Flevoland dat tijdens piekperiodes aan het einde van een schooljaar de werkdruk en stress aanzienlijk verminderd kunnen worden. “Een robot heeft immers geen last van vermoeidheid na een negenurige werkdag.” Daarnaast kan hij ’s avonds taken oppakken die het onderwijs gedurende de dag heeft voorbereid. “Stel dat het onderwijs vlak voor vijf uur een lijst met geslaagde studenten doorstuurt, dan kan de robot daar ’s avonds mee aan de slag. De volgende ochtend komen we op kantoor en de diploma’s zijn al voorbereid. Ze hoeven alleen nog maar geprint te worden.”
Uitschrijven
Er staan meer taken op de nominatie om gerobotiseerd te worden. “Na afstuderen moet de student uitgeschreven worden en Studentenzaken moet een e-mail en een brief sturen. Dit zijn taken die we in de toekomst willen integreren in de taken van de diplomeringsrobot, maar daarvoor is nog wel wat afstemming nodig met het onderwijs.”
Schreuders en zijn collega’s zijn blij met hulp van hun digitale collega’s. “De organisatie merkt het zeker. Wanneer ik naar de aanmeldingen kijk, zien we dat Studentenzaken continu up-to-date is. Ze worden dezelfde dag nog verwerkt, of zijn al verwerkt. In het systeem is de inbox leeg. Dit betekent dat alle aanmeldingen die gisteravond nog gedaan zijn, vannacht al zijn opgepakt. Daarnaast zijn de diploma’s foutloos, wat zeer gewaardeerd wordt door het onderwijs.”
