De gemeente Alphen aan den Rijn heeft de derde positie veroverd bij de SoftBot Awards vanwege hun innovatieve inzet van RPA (Robotic Process Automation) in het declaratieproces. Hun digitale medewerker heeft het proces voor het indienen van kleine declaraties volledig gedigitaliseerd en gestroomlijnd.
Met behulp van powerapps heeft de gemeente een e-formulier ontwikkeld dat zowel toegankelijk is via het intranet als via de zakelijke iPhone. Medewerkers kunnen nu eenvoudig nieuwe declaraties indienen en alle benodigde informatie verstrekken, zoals het bedrag van de declaratie en een kopie van de bon. Dit laatste kan zelfs direct worden geüpload door met de iPhone een foto te maken. Dankzij powerapps kunnen medewerkers ook eerder ingediende declaraties raadplegen.
Eenmaal ingediend, wordt de declaratie doorgestuurd naar een digitale assistent die de verdere verwerking op zich neemt. Wanneer een medewerker verschillende bonnetjes indient, worden hieruit meerdere PDF’s gegenereerd. De digitale robot zorgt vervolgens dat al deze PDF’s worden samengevoegd tot één bestand, dat vervolgens wordt doorgestuurd naar een importmailbox van Kofax.
Kofax leest de declaratie in en voegt deze toe aan het systeem ‘Key2Financien’. Een financieel medewerker moet de declaratie vervolgens nog wel valideren. Zodra dit is voltooid, wordt de factuur verder verwerkt in Key2Financien en snel betaald.
Voor de implementatie van deze digitale oplossing moesten declaraties handmatig worden ingediend via Excel-bestanden. Bovendien moesten alle bonnetjes fysiek worden aangeleverd, wat voor financiële medewerkers veel tijd kostte voor het inscannen en samenvoegen van alle bijlagen.
Het doel van deze innovatie was om het proces voor indieners eenvoudiger en meer gedigitaliseerd te maken. Dankzij de succesvolle samenwerking tussen powerapps, Uipath en Kofax is dit doel bereikt. Het resultaat is een efficiënt, gedigitaliseerd proces voor het indienen van kleine declaraties, wat zowel tijd als middelen bespaart voor de gemeente Alphen aan den Rijn.
