Onlangs maakte Klippa, de Groningse specialist in intelligent document processing, bekend door te gaan als Doxis. Rocking Robots ging in gesprek met Chief AI Officer Yeelen Knegtering over de achtergrond van de overname, de strategie van Doxis en de waarde van AI-agents.
Het van oorsprong Nederlandse Klippa is groot geworden als speler in intelligent document processing (IDP): het automatisch herkennen, uitlezen en verwerken van documenten. De propositie van Doxis sloot daar op aan. Zij zijn al jaren actief als enterprise content management (ECM) systeem, de plek waar documenten uiteindelijk worden opgeslagen en beheerd, bij grote bedrijven wereldwijd.
“Doxis deed niet het eerste stapje,” legt Knegtering uit. “Zij sloegen documenten op en beheerden ze, maar het automatisch binnenhalen en verwerken van documenten was onze specialiteit.” Klippa was dus voor Doxis een strategische overname. Het resultaat is een platform dat de complete levenscyclus van een document bestrijkt: ontvangen, verwerken, opslaan én nieuwe documenten genereren op basis van beschikbare data.
In eerste instantie bleven de merknamen naast elkaar bestaan. Maar hoe meer klanten beide producten gingen gebruiken, hoe onlogischer dat werd. “Dan moet je dat gaan uitleggen,” zegt Knegtering. De keuze viel op één naam, één platform, en één ervaring. Klippa ging dus verder als Doxis.
Miljarden documenten
De klanten die Doxis gebruiken zijn organisaties die in grote hoeveelheden documenten verwerken: verzekeraars, banken, logistieke partijen, overheden. De uitdagingen die zij ervaren komen vaak overeen: het proces is duur, niet schaalbaar en moeilijk compliant te houden.
“Documenten gaan 24 uur per dag de wereld rond, maar mensen werken slechts acht uur,” zegt Knegtering. “Dat zorgt voor opstapeling, lange doorlooptijden en een gebrek aan controle over wie toegang heeft tot welke informatie. Doxis brengt dat hele proces, van binnenkomst tot registratie tot uitgang, samen in één platform. Zo kun je ook bij miljoenen of zelfs miljarden documenten grip houden.”
Een bijkomend voordeel: doordat documenten leven in Doxis maar toegankelijk zijn vanuit SAP, Oracle of andere ERP-systemen, hoeven organisaties hun bestaande IT-landschap niet op zijn kop te gooien.
AI in de praktijk
Op de vraag waar klanten AI nu al écht voor inzetten, zegt Knegtering: “We zien veel factuurherkenning en automatische verwerking naar ERP-systemen. Ook interessant zijn de toepassingen op het gebied van contractmanagement. Stel, je hebt honderdduizend contracten in je archief en je wil jaarlijks een contractaudit doen. De juridische afdeling gaat die contracten niet allemaal lezen. AI kan een eerste schifting maken. Welke contracten vallen binnen de normen, welke niet? Mensen voegen vervolgens waarde toe waar het complex wordt, en maken de finale beslissing.”
Op de roadmap voor het komende jaar staan volgens Knegtering twee ontwikkelingen, die beiden draaien om AI-agents: “De eerste is een agent die de implementatie van Doxis voor je doet. Organisaties hoeven niet meer handmatig door eindeloze instellingenmenu’s te klikken. In plaats daarvan beschrijf je in gewone taal wat voor organisatie je bent, wat je belangrijk vindt, en de agent stelt een configuratie voor. Je kan daar nog mee interacteren, bijsturen, en dan richt hij het in. Dan heb je een volledig geconfigureerd account, zonder complexe implementatie.”
De tweede is een bibliotheek van kant-en-klare agents voor veelvoorkomende processen. “Denk aan een factuurverwerkingsagent, een contractmanagementagent of een medewerker-onboarding-agent. Het enige wat een organisatie nog hoeft te doen: aangeven welke systemen ze gebruiken, zoals een HR-pakket of boekhoudsoftware, en de authenticatie regelen. De rest is al gedaan. Je begint dan op 80 procent, je hoeft niet het wiel opnieuw uit te vinden.”
Groningen
Het AI-lab is gevestigd in Groningen. De Rijksuniversiteit Groningen speelt daarin een interessante rol. “Die trekt talent aan uit heel Europa. Mensen komen daar studeren omdat het een goed aangeschreven universiteit is, met bovengemiddeld veel IT-studenten.” En omdat Groningen minder concurrentie heeft dan de Randstad op AI-gebied, heeft Doxis daar een voordeel. “Wij hoeven dat talent niet van over de hele wereld te laten verhuizen. Ze komen vanzelf naar Groningen.”
Randstad
Internationaal zijn er al veel organisaties die de technologie van Doxis gebruiken. Randstad Duitsland, met een personeelsbestand van 57.000 medewerkers is volledig afhankelijk van constante toegang tot personeelsdossiers. Het bestaande archief had last van slechte prestaties en hoge onderhoudskosten, terwijl de architectuur verouderd was geraakt. Doxis verving het oude systeem volledig: 27 miljoen bestaande documenten werden gemigreerd, en dagelijks komen er tientallen tot honderdduizenden nieuwe documenten bij. Het systeem ging slechts twee maanden na de opdrachtverlening live. Ruim 2.500 medewerkers werken er nu dagelijks mee via een SAP HCM-koppeling.
Deutsche Bahn
DB Systel, de IT-dochter van Deutsche Bahn, stond voor een klassiek enterprise-probleem: tientallen DMS- en archiveringsystemen die parallel draaiden binnen de groep, zonder uniforme standaard. doxis De oplossing was ingrijpend: Doxis werd aangewezen als groepsbrede ECM-standaard, inclusief archivering, documentbeheer, workflows en e-mailverwerking. Het resultaat wordt gevormd door meer dan 500 miljoen gearchiveerde documenten en ruim 40.000 gebruikers binnen de DB Groep. Omdat alles gestandaardiseerd is, kunnen nieuwe DMS-projecten nu binnen enkele weken worden gerealiseerd.
DHL Express
DHL Express wilde één uniforme oplossing voor documentbeheer wereldwijd, ter vervanging van een lappendeken aan decentrale systemen die geen consistente toegang boden tot elektronische documenten en beperkte uitbreidingsmogelijkheden hadden. Samen met Hewlett-Packard bouwde DHL op basis van Doxis een van de grootste commerciële documentarchieven ter wereld. Het archief bevat inmiddels meer dan drie miljard documenten, verdeeld over 66 documenttypen. Maandelijks komen er 130 miljoen documenten bij. Medewerkers, douane-autoriteiten en klanten hebben overal ter wereld directe toegang tot de relevante documenten.
Deze cases illustreren de omvang van de projecten waar Knegtering en zijn collega’s mee te maken hebben: beheer van honderdduizenden tot miljarden documenten. De schaal is groot, de sectoren zijn divers, maar de uitdaging is vergelijkbaar: grip houden op informatie, processen versnellen, en compliant blijven. De technologie hiervoor wordt in Groningen ontwikkeld. Knegtering: “Wie grip wil houden op zijn organisatie, begint bij de documenten. En wie dat goed doet, legt het fundament voor alles wat AI nog gaat brengen.”
